Das ist Formularverarbeitung heute

Eine Vielzahl von Geschäftsprozessen werden heute über die Erfassung und den Austausch von Formularen in papier- sowie auch in elektronischer Form abgewickelt. Dazu zählen zum Beispiel Anträge, Bestellungen und Verträge. Die überwiegende Zahl dieser Prozesse erfordert eine rechtsgültige Unterschrift in Form einer handschriftlichen oder digitalen Signatur. Da die Infrastruktur für die digitale Signatur, insbesondere beim Verbraucher, überwiegend jedoch nicht vorhanden ist, endet der Prozess beim klassischen Formular in gedruckter Form auf Papier. Wenn aus rechtlichen Gründen die Unterschrift des Absenders erforderlich ist, ist daher Papier heutzutage das vorherrschende Medium.
Die Verarbeitung von Formularen in Papierform ist kostenintensiv: eine manuelle Datenerfassung der Formulardaten ist zeit- und personalaufwendig. Zudem ist die Erfassung der Formulardaten fehleranfällig, was hohe Kosten bei der Erkennung, Weiterleitung, Rücksendung, Korrektur und nochmaligen Erfassung nach sich zieht.

icoya eForms verbindet die Vorteile von Formularen in Papierform und elektronischen Formularen und automatisiert die Erfassung von Formulardaten. Durch icoya eForms werden Fehler bei der Erfassung von Formulardaten eliminiert und Kosten für Datenerfassung und Weiterverarbeitung erheblich gesenkt.

icoya eForms bringt Zukunft und Gegenwart zusammen: der icoya 2D Barcode – die Brücke vom Papier zur digitalen Welt

Mit der icoya eForms Lösung ist Ihr Unternehmen in der Lage, bereits heute die Brücke zwischen papierbasierten Formularen und der rein elektronischen Formularverarbeitung effizient und schonend zu bauen. Mit der icoya eForms Technologie werden Formular-eingaben der Benutzer im herstellerunabhängigen und standardisierten XML-Format gespeichert, sicher in einem 2-dimensionalen Barcode verschlüsselt und in das Formular geschrieben. Dieser Barcode wird mit dem Formular ausgedruckt und enthält zusätzlich zu den eingegebenen Formulardaten auch deren vollständige Struktur sowie optional eine digitale Signatur, die sicherstellt, dass Formulardaten unverfälscht übermittelt wurden.
Das ausgedruckte Formular enthält mit dem Datencode noch einmal das komplette Dokument mit digitaler Signatur in einer unverfälschbaren Form. Damit kann das gedruckte Dokument jederzeit ohne Medienbruch wieder in das digitale Format überführt werden – die Brücke vom Papier zur digitalen Welt ist gebaut, ohne dass existierende Arbeitsabläufe verändert werden müssen.

Die icoya eForms Processing Engine: die Fachlösung - abgestimmt auf Ihre speziellen Anforderungen!

icoya eForms automatisiert alle Arbeitsabläufe, in denen Formulare ausgefüllt und unterschrieben werden.

icoya eForms erfüllt die Anforderungen unterschiedlichster Arbeitsabläufe, in denen Formulare eine Rolle spielen. Zu den klassischen und häufigsten Anwendungsbeispielen gehören interne und externe Antragsformulare zur Erfassung von Daten, Formulare in internen und externen Freigabeprozessen, Kundenformulare von Banken und Versicherungen sowie Formulare der öffentlichen Verwaltung für Bürger und Beamte.

Eine Grundfunktion von icoya eForms ist die zentrale, serverseitige Formularverwaltung und –verarbeitung mit umfangreichen Formularsuchfunktionen, ein Rechte- und Rollenkonzept sowie ein frei konfigurierbares Workflowsystem. Die Verwaltung und der Zugriff erfolgt vollständig browser-basiert und erfordert keine weitere Software.
Als Kernfunktion ermöglicht icoya eForms die Generierung und Erfassung von Formulardaten in 2D-Barcodes und verbindet so Papierformulare, für die eine handschriftliche Unterschrift benötigt wird mit deren elektronischer Weiterverarbeitung. icoya eForms enthält dafür Komponenten zur Generierung von 2D-Barcodes aus XML-Daten und entsprechende Scan- und Decodiersoftware zur Datenextraktion aus 2D-Barcodes. Darüber hinaus kann über icoya eForms eine rechtskonforme digitale Signatur inklusive Zusatzinformationen wie Zeitstempel, Empfänger und Absenderdaten erzeugt werden und auf Formu-laren und Dokumenten, z.B. Fax-Dateien, in einem 2D-Barcode gespeichert werden.
Dadurch besteht die Prüfmöglichkeit der Signatur nicht nur rein elektronisch, sondern auch im Ausdruck und dem so archivierten Papierdokument. Zusätzlich ist eine vollständig digitale Abbildung formularbasierter Arbeitsabläufe mit digitaler Signatur möglich. Dazu gehört die direkte XML-Datenerfassung über PDF-Formulare, die Übergabe der Formulardaten an Backend-Systeme und die duchgängige Unterstützung der digitalen Signatur.

icoya eForms automatisiert beispielsweise die Verarbeitung von Bestell- und Auftragsformularen oder Antragsformularen, wie Konto- und Depoteröffnungsanträgen und bietet eine enorme Kostenersparnis im Vergleich zur manuellen Datenerfassung.
Weitere Einsatzgebiete für icoya eForms sind die Erstellung und Bearbeitung von Anträgen in der öffentlichen Verwaltung sowie Vertragsabschlüsse und Bestellungen zwischen Unternehmen. Behörden und Unternehmen senken durch den Einsatz von icoya eForms mit der Formularverarbeitung einhergehende Prozesskosten deutlich und erhöhen die Datenqualität und rechtliche Sicherheit im elektronischen Geschäftsverkehr. Zeit- und personalintensive sowie fehleranfällige Arbeitsschritte im Zusammenhang mit der traditionellen Erfassung von Formulardaten entfallen durch den Einsatz von icoya eForms vollständig.
Bei der elektronischen Abbildung der Formularprozesse wird eine enorme Kostenersparnis durch den Ersatz teurer Papierformulare und zeitaufwendiger Workflows erzielt. icoya eForms eliminiert dabei sämtliche Kosten gedruckter Formulare und zeitaufwendiger Abläufe in der Bearbeitung.

Vorteile von icoya eForms

• Vollständige Automatisierung der Erfassung gedruckter Formulardaten.
• Beseitigung von Fehlerquellen der manuellen Erfassung.
• Einfache digitale Zusammenführung von (gedrucktem) Formular und Formulardaten.
  
• Keine Softwareinstallation beim Anwender notwendig.
• Durch Datenkodierung auf dem Papier ist die logistische Trennung der Formular ausstellenden und verarbeitenden Institution möglich.
  
• Zukunftssichere und flexible Datenspeicherung im XML-Format.
• Verwendung weltweiter Standards. 100%-tige Kompatibilität mit Adobe Protable Document Format (PDF).
  Zum Ausfüllen und Speichern von PDF Formularen wird der Acrobat Reader (kostenlos) wird verwendet.
• Komplexe, serverseitige Überprüfung der Formulardaten ist möglich (auch datenbankgestützt).
• icoya eForms ermöglicht die gesetzeskonforme, digitale Signatur.
  
• Formulardaten können im XML-Format auf dem eForms Server gespeichert werden.
• Zukunftsichere und erweiterbare Architektur basierend auf Open Source Technologie.
• Flexibles Lizenzmodell und positiver ROI vom ersten Moment der Nutzung an.
• Zukunftsicher. icoya eForms ist für eine Vielzahl von 32- und 64-Bit Betriebssystemen verfügbar: Windows 2000/2003, Linux 32/64-Bit (Red Hat, SuSE, debian, Gentoo, Ubuntu), Solaris 32/64-Bit, MAC OS X, HP-UX, OS/390, AIX.